Für wen gilt diese Richtlinie?

Die Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter (einschließlich Gelegenheitsarbeiter, Zeitarbeiter, Agenturen, zugelassener ehrenamtlicher Mitarbeiter und Praktikanten) und für jene Auftragnehmer, die für uns auf unserem Betriebsgelände tätig sind, beispielsweise Mitarbeiter von Agenturen, Handwerker oder Fahrer. Sie gilt ebenfalls für Lieferanten und jene Auftragnehmer, die auf eigenem Betriebsgelände vertraglich festgelegte Leistungen für Gardien erbringen, beispielsweise Technologiepartner.

Ziele der Richtlinie

Die Richtlinie dient dazu:

  • Möglichkeiten aufzuzeigen, wie Sie Bedenken vertraulich vorbringen und für jede ergriffene Maßnahme Feedback erhalten können;
  • sicherzustellen, dass Sie eine Antwort auf Ihre Bedenken erhalten und wissen, wie Sie vorzugehen haben, falls die erhaltene Antwort sie nicht zufriedenstellt;
  • zu versichern, dass Sie gegen mögliche Verfolgungen oder Vergeltungsmaßnahmen geschützt sind, wenn Sie nach eigener Auffassung in gutem Glauben einen Sachverhalt offengelegt haben.

Für welche Art von Bedenken gilt die Richtlinie?

  • Verhalten, das als Verstoß oder Verletzung des geltenden Rechts auszulegen ist;
  • Offenlegungen in Bezug auf Fehlurteile;
  • Gesundheits- und Sicherheitsrisiken, einschließlich der Risiken für die Öffentlichkeit sowie für andere Mitarbeiter;
  • Umweltschäden;
  • nicht autorisierte Verwendung des Firmenkapitals;
  • mögliche Betrugs- und Korruptionsfälle;
  • sexueller oder körperlicher Missbrauch von Kunden;
  • sonstiges unethisches Verhalten

Hinweis: Den Mitarbeitern stehen darüber hinaus weitere Verfahren zur Verfügung, beispielsweise das Beschwerdeverfahren, welches bei Beschwerden hinsichtlich Ihrer eigenen Tätigkeit anzuwenden ist. Diese Richtlinie gilt nicht als Ersatz für sonstige unternehmensinterne Beschwerdeverfahren, die für die öffentliche Anwendung bestimmt sind.

Schutzmaßnahmen und Vergeltungshandlungen

Gardien erkennt an, dass dem Vorbringen von Bedenken ein schwieriger Entscheidungsprozess vorangehen kann. Wenn Sie jedoch die Wahrheit sagen, haben Sie nichts zu befürchten, denn Sie erfüllen damit Ihre Pflicht gegenüber Ihrem Arbeitgeber bzw. dem Empfänger der von Ihnen erbrachten Leistungen.
Wenn Sie in gutem Glauben Ihre Bedenken vorbringen, wird Gardien keine Belästigungen oder Vergeltungshandlungen (einschließlich informellen Drucks) tolerieren und angemessene Maßnahmen ergreifen, um Sie zu schützen.

Geheimhaltung

Sämtliche vorgebrachten Bedenken werden vertraulich behandelt und es werden Vorkehrungen getroffen, um Ihre Identität nach Ihrem Wunsch geheim zu halten. Es könnte jedoch passieren, dass Sie zu gegebener Zeit als Zeuge vorgeladen werden.
Diese Richtlinie dient auch dazu, sie zu ermutigen, sofern möglich Ihren Namen unter die von Ihnen vorgebrachten Bedenken zu setzen. Beachten Sie bitte Folgendes:

  • Mitarbeiter müssen Informationen in gutem Glauben offenlegen;
  • Mitarbeiter müssen davon ausgehen, dass die Informationen im Wesentlichen der Wahrheit entsprechen;
  • Mitarbeiter dürfen nicht arglistig handeln oder falsche Anschuldigungen vorbringen;
  • Mitarbeiter dürfen nicht auf persönlichen Vorteil aus sein.

Vorbringen von Bedenken

Normalerweise sollten Sie Ihre Bedenken zunächst in einem Gespräch oder schriftlich gegenüber Ihrem direkten Vorgesetzen/Manager äußern. Diese Vorgehensweise hängt jedoch von der Ernsthaftigkeit und Sensibilität des Sachverhalts und von den am entsprechenden Fehlverhalten beteiligten Personen ab. Wenn Sie beispielsweise glauben, dass das Management in die Sache verwickelt ist, sollten Sie sich an den Chairman wenden.
Um eine vertrauliche Meldung zu machen, schreiben Sie eine E-Mail an Richard.Horsman@Gardien.com oder wählen Sie die Nummer +44 7801-217490.

Whistleblowing-Richtlinie von Gardien

1. PRÄAMBEL

1.1 Mitarbeiter sind oftmals die ersten Personen, die feststellen, dass bei Gardien etwas nicht in Ordnung ist. Sie möchten jedoch möglicherweise ihre Bedenken für sich behalten, weil sie meinen, das Ansprechen eines Problems würde im Widerspruch zu ihrer Loyalität gegenüber ihren Kollegen und gegenüber Gardien stehen. Darüber hinaus könnten Sie Belästigungen oder Vergeltungshandlungen fürchten. Unter solchen Umständen ist es möglicherweise einfacher, die Bedenken zu ignorieren und ein vermutetes Fehlverhalten nicht zu melden.

1.2 Gardien setzt sich für die höchstmöglichen Standards von Offenheit, Integrität und Rechtschaffenheit ein. Gemäß dieser Verpflichtung erwarten wir von unseren Mitarbeitern und sonstigen Personen, mit welchen wir zu tun haben, dass diese sämtliche bestehenden Bedenken in Bezug auf jegliche Aspekte der Tätigkeit von Gardien melden. Es versteht sich von selbst, dass die meisten Fälle auf vertraulicher Basis bearbeitet werden.

1.3 In der Richtlinie ist eindeutig dargelegt, dass Sie entsprechend handeln können, ohne Vergeltungsmaßnahmen, nachträgliche Diskriminierung oder Benachteiligung befürchten zu müssen. Diese Whistleblowing-Richtlinie ermutigt und unterstützt Mitarbeiter dabei, ernsthafte Bedenken bei Gardien intern vorzubringen, anstatt ein Problem zu übersehen oder nach außen zu tragen.

1.4 Die Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter und für jene Auftragnehmer, die für uns auf unserem Betriebsgelände tätig sind, beispielsweise Mitarbeiter von Agenturen, Handwerker oder Fahrer. Sie gilt ebenfalls für Lieferanten und jene Auftragnehmer, die auf eigenem Betriebsgelände vertraglich festgelegte Leistungen für Gardien erbringen, beispielsweise Technologiepartner.

1.5 Diese Verfahren wurden neben weiteren Beschwerdeverfahren von Gardien und sonstigen gesetzlichen Meldeverfahren, die auf unser Unternehmen Anwendung finden, eingerichtet. Sie alle sind dafür verantwortlich, andere Mitarbeiter auf diese Verfahren hinzuweisen.

2. ZIELE UND GELTUNGSBEREICH DIESER RICHTLINIE

2.1 Diese Richtlinie dient dazu:

  • Sie zu ermutigen, mit Zuversicht Ihre Bedenken vorzubringen und die unternehmensinterne Praxis zu hinterfragen und entsprechend Ihren Bedenken zu handeln;
  • Möglichkeiten aufzuzeigen, wie Sie diese Bedenken vertraulich vorbringen und für jede ergriffene Maßnahme Feedback erhalten können;
  • sicherzustellen, dass Sie eine Antwort auf Ihre Bedenken erhalten und wissen, wie Sie vorzugehen haben, falls die erhaltene Antwort sie nicht zufriedenstellt;
  • zu versichern, dass Sie gegen mögliche Verfolgungen oder Vergeltungsmaßnahmen geschützt sind, wenn Sie nach eigener Auffassung in gutem Glauben einen Sachverhalt offengelegt haben.

2.2 Es wurden bestimmte Verfahren installiert, die Ihnen die Möglichkeit geben, Beschwerden in Bezug auf Ihre eigene Tätigkeit einzureichen. Die Whistleblowing-Richtlinie zielt auf ernsthafte Bedenken ab, auf die keine anderen Verfahren Anwendung finden. Diese umfassen:

  • Verhalten, das als Verstoß oder Verletzung des geltenden Rechts auszulegen ist;
  • Offenlegungen in Bezug auf Fehlurteile;
  • Gesundheits- und Sicherheitsrisiken, einschließlich der Risiken für die Öffentlichkeit sowie für andere Mitarbeiter;
  • Umweltschäden;
  • nicht autorisierte Verwendung des Firmenkapitals;
  • mögliche Betrugs- und Korruptionsfälle;
  • sexueller oder körperlicher Missbrauch von Kunden;
  • sonstiges unethisches Verhalten.

2.3 Folglich können sämtliche ernsthaften Bedenken, die Sie hinsichtlich einer Leistungserbringung oder des Verhaltens eines leitenden Angestellten oder eines Gesellschafters von Gardien oder sonstiger im Namen von Gardien handelnden Personen haben, unter der Whistleblowing-Richtlinie gemeldet werden. Dies kann einen Sachverhalt umfassen, der:

  • Ihnen angesichts der bekannten Standards, Ihrer Erfahrung oder sonstigen Normen, welchen sich Gardien Ihrem Wissen nach verschrieben hat, Unbehagen bereitet, oder
  • im Widerspruch zu den Arbeitspraktiken und Richtlinien von Gardien steht, oder
  • nicht den festgelegten Praxisstandards entspricht, oder
  • ein ungebührliches Verhalten darstellt.

2.4 Diese Richtlinie gilt nicht als Ersatz für sonstige unternehmensinterne Beschwerdeverfahren.

3. SCHUTZMASSNAHMEN

3.1 Belästigungen oder Vergeltungshandlungen

3.1.1 Gardien setzt sich für gute Praxis und hohe Standards ein und möchte seine eigenen Mitarbeiter unterstützen.

3.1.2 Gardien erkennt an, dass dem Vorbringen von Bedenken ein schwieriger Entscheidungsprozess vorangehen kann. Wenn Sie jedoch die Wahrheit sagen, haben Sie nichts zu befürchten, denn Sie erfüllen damit Ihre Pflicht gegenüber Ihrem Arbeitgeber bzw. dem Empfänger der von Ihnen erbrachten Leistungen.

3.1.3 Wenn Sie in gutem Glauben Ihre Bedenken vorbringen, wird Gardien keine Belästigungen oder Vergeltungshandlungen (einschließlich informellen Drucks) tolerieren und angemessene Maßnahmen ergreifen, um Sie zu schützen.

3.1.4 Sämtliche Untersuchungen von behauptetem Fehlverhalten haben weder Auswirkungen auf Disziplinar- oder Entlassungsverfahren, die ggf. bereits gegen Sie eingeleitet wurden, noch werden sie durch diese Verfahren beeinträchtigt.

4. GEHEIMHALTUNG

4.1 Sämtliche vorgebrachten Bedenken werden vertraulich behandelt und es werden Vorkehrungen getroffen, um Ihre Identität gemäß Ihrem Wunsch geheim zu halten. Es könnte jedoch passieren, dass Sie zu gegebener Zeit als Zeuge vorgeladen werden.

5. ANONYM VORGEBRACHTE BEHAUPTUNGEN

5.1 Diese Richtlinie dient auch dazu, sie zu ermutigen, sofern möglich Ihren Namen unter die von Ihnen vorgebrachten Behauptungen zu setzen.

5.2 Bedenken, die anonym vorgebracht werden, sind weitaus weniger schwerwiegend, werden jedoch nach Ermessen von Gardien bearbeitet.

5.3 In dieser Ermessensfrage werden folgende Faktoren berücksichtigt:

  • Schwere des vorgebrachten Sachverhalts;
  • Glaubwürdigkeit der aufgeworfenen Bedenken; und
  • Wahrscheinlichkeit einer möglichen Bestätigung der Behauptung durch verlässliche Quellen.

6. UNWAHRE BEHAUPTUNGEN

6.1 Wenn Sie in gutem Glauben etwas behaupten, was sich im Verlauf der Untersuchung nicht bestätigen sollte, hat dies keine Konsequenzen für Sie. Sollten Sie jedoch aus Leichtsinn, Böswilligkeit oder wegen persönlichen Vorteilen eine Behauptung aufstellen, kann dies zu Disziplinarmaßnahmen gegen Sie führen.

7. VORBRINGEN VON BEDENKEN

7.1 Normalerweise sollten Sie Ihre Bedenken zunächst gegenüber Ihrem direkten Vorgesetzen oder seinem Vorgesetzten äußern. Diese Vorgehensweise hängt jedoch von der Ernsthaftigkeit und Sensibilität des Sachverhalts und von den am entsprechenden Fehlverhalten beteiligten Personen ab. Wenn Sie beispielsweise glauben, dass das Management in die Sache verwickelt ist, sollten Sie sich an den Chairman des Unternehmens wenden.

7.2 Bedenken können mündlich oder schriftlich vorgebracht werden. Möchte ein Mitarbeiter einen schriftlichen Bericht einreichen, kann er dies durch Bereitstellung folgender Informationen tun:

  • Hintergrund und Geschichte des Sachverhalts (einschließlich relevanter Zeitangaben);
  • Grund dafür, dass Sie hinsichtlich der Situation besonders besorgt sind.

7.3 Je eher Sie Ihre Bedenken vorbringen, desto einfacher ist es, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

7.4 Auch wenn von Ihnen nicht erwartet wird, zweifelsfrei die Richtigkeit einer Behauptung nachzuweisen, müssen Sie der von Ihnen kontaktierten Person aufzeigen, dass Sie berechtigte Gründe für Ihre Bedenken haben.

7.5 Wenn Sie Beratung/Anweisungen zum Vorbringen von Bedenken benötigen, schreiben Sie eine E-Mail an Richard.Horsman@Gardien.com oder wählen Sie die Nummer +44 +44 7801-217490.
Sollten Sie letztlich der Meinung sein, dass der Sachverhalt einer externen Prüfung bedarf, können Sie sich an eine der in § 10 dieser Richtlinie genannten Anlaufstellen wenden.

7.6 Ihnen steht es frei, Ihre Bedenken zunächst mit einem Kollegen zu teilen, sodass es Ihnen danach möglicherweise leichter fällt, den Sachverhalt uns gegenüber vorzubringen, wenn sich herausstellt, dass zwei (oder mehr) Personen dieselben Erfahrungen gemacht haben oder dieselben Bedenken haben.

7.7 Ihnen steht es frei, zu den Treffen oder persönlichen Gesprächen bezüglich Ihrer Bedenken einen Vertreter der Gewerkschaft, des Berufsverbandes oder einen Freund hinzuzuziehen.

8. REAKTION VON GARDIEN

8.1 Gardien wird sich mit Ihren Bedenken befassen und darauf antworten. Bedenken Sie bitte, dass die Prüfung Ihrer Bedenken nicht als Befürwortung oder Ablehnung der von Ihnen vorgebrachten Sachverhalte zu verstehen ist.

8.2 Die vorgebrachten Sachverhalte können ggf.:

  • durch das Management, im Rahmen einer internen Untersuchung oder eines Disziplinarverfahrens geprüft werden;
  • an die Polizei übergeben werden;
  • an einen externen Prüfer übergeben werden;
  • Gegenstand einer unabhängigen Untersuchung werden.

8.3 Um einzelne Personen und die eines Vergehens oder eines möglichen Fehlverhaltens Beschuldigten zu schützen, wird im Rahmen von ersten Nachforschungen entschieden, ob eine Untersuchung gerechtfertigt ist und in welcher Form diese ggf. durchzuführen ist. Der oberste Grundsatz, den Gardien verfolgt, ist die Wahrung von öffentlichen Interessen. Bedenken und Behauptungen, die Gegenstand bestimmter Verfahren sind (beispielsweise Schutz von Kindern oder Diskriminierungsfragen), werden normalerweise unter Anwendung dieser Verfahren behandelt.

8.4 Bestimmte Bedenken können ggf. durch festgelegte Maßnahmen oder ohne eine Untersuchung ausgeräumt werden. Ist eine Umsetzung von bestimmten Maßnahmen dringend notwendig, erfolgt dies vor Durchführung entsprechender Untersuchungen.

8.5 Sie erhalten innerhalb von zehn Tagen nach Vorbringen Ihrer Bedenken eine schriftliche Antwort der zuständigen Person mit folgendem Inhalt:

  • Eingangsbestätigung für die von Ihnen vorgebrachten Bedenken;
  • Art und Weise, wie wir hinsichtlich des Sachverhalts vorzugehen gedenken;
  • geschätzte Angabe der für die endgültige Antwort benötigten Zeit;
  • Informationen darüber, ob bereits erste Nachforschungen angestellt wurden;
  • Bereitstellung von Informationen zu Unterstützungsprogrammen für Mitarbeiter; und
  • Informationen darüber, ob weitere Untersuchungen stattfinden oder nicht und warum nicht.

8.6 Der Umfang der Kontakte zwischen Ihnen und den für die Sachverhalte zuständigen leitenden Angestellten hängt von der Art der vorgebrachten Bedenken, den sich daraus ergebenden Schwierigkeiten und der Klarheit der Informationen ab. Bei Bedarf wird Gardien von Ihnen weitere Informationen benötigen.

8.7 Ihnen steht es frei, zu einem vereinbarten Treffen, das nach Wunsch auch außerhalb des Betriebsgeländes stattfinden kann, einen Vertreter der Gewerkschaft, des Berufsverbandes oder einen Freund hinzuzuziehen.

8.8 Gardien wird Maßnahmen ergreifen, um etwaige Schwierigkeiten, die das Vorbringen von Bedenken für Sie mit sich bringen könnte, aus dem Weg zu räumen. Wenn Sie beispielsweise in einem Straf- oder Disziplinarverfahren als Zeuge aussagen müssen, wird Gardien dafür sorgen, dass Sie bezüglich des Verfahrens entsprechende Beratung erhalten.

8.9 Gardien versteht, dass Sie sicher sein wollen, dass der vorgebrachte Sachverhalt ordnungsgemäß behandelt wird. Folglich werden wir Sie vorbehaltlich bestehender gesetzlicher Auflagen über den Ausgang sämtlicher Untersuchungen in Kenntnis setzen.

9. ZUSTÄNDIGER LEITENDER ANGESTELLTER

9.1 Der Chairman des Unternehmens (der ebenfalls die Position des Aufsichtsbeauftragten bekleidet) trägt die Gesamtverantwortung für die Aufrechterhaltung und Anwendung dieser Richtlinie. Dieser leitende Angestellte führt Buch über die vorgebrachten Bedenken und die zugehörigen Ergebnisse (und zwar in einer Form, durch die der vertrauliche Charakter Ihres Handelns nicht gefährdet wird) und erstattet bei Bedarf Bericht an Gardien.

10. WEITERGEHENDE UNTERSUCHUNG VON SACHVERHALTEN

10.1 Diese Richtlinie dient dazu, Ihnen Wege aufzuzeigen, wie Sie mögliche Bedenken innerhalb von Gardien vorbringen können. Wir hoffen, dass die ergriffenen Maßnahmen Sie zufriedenstellen werden. Sollte dies jedoch nicht der Fall sein, können Sie den Sachverhalt außerhalb von Gardien untersuchen lassen, sofern Sie dies für angemessen halten. Hierfür stehen Ihnen folgende Anlaufstellen zur Verfügung:

  • Externer Prüfer;
  • Ihre Gewerkschaft;
  • Ihre Bürgerberatungsstelle oder das Better Business Bureau vor Ort;
  • zuständige Berufsverbände oder Aufsichtsbehörden;
  • eine zuständige Freiwilligenorganisationen;
  • die Polizei.

10.2 Sollte Sie den Sachverhalt gegenüber einer Stelle außerhalb von Gardien vorbringen, müssen Sie sicherstellen, dass keine vertraulichen Informationen offengelegt werden. Stimmen Sie sich diesbezüglich mit der Anlaufstelle ab.